Del 2: Kanal-kaoset – E-post, Slack eller ringing?

Det finnes mange måter å kommunisere på. E-post, SMS, Messenger, Teams, Slack, WhatsApp – og selvfølgelig den gamle teknologien som fortsatt fungerer: telefonen.

Men hvilken kanal skal vi egentlig bruke?

Det er her generasjonsspriket virkelig kan bli synlig.

For noen er en telefonsamtale den mest naturlige måten å løse et problem på. Har du noe viktig å si, så ringer du. Ferdig.

For andre kan en uventet telefonsamtale føles nesten som en liten krise.

«Hei, det er Magne.»

«Hvorfor ringer han meg?!»

Det er ikke nødvendigvis fordi personen ikke ønsker å snakke. Mange yngre har ganske enkelt blitt vant til at kommunikasjon skjer skriftlig først. En melding gir mulighet til å svare når man har tid, tenke gjennom hva man skal si og finne informasjon før man svarer.

En telefon krever derimot umiddelbar oppmerksomhet.

På den andre siden kan en eldre kollega oppleve fem meldinger frem og tilbake om et viktig problem som unødvendig tungvint.

«Hvorfor kan vi ikke bare ringe?»

Begge har egentlig et poeng.

Kommunikasjonskanalen påvirker hvordan budskapet oppleves.

En e-post kan være ryddig og dokumenterbar, men også virke formell. En chatmelding kan være rask og uformell, men kanskje for lettvint når saken er viktig. En telefonsamtale kan løse et problem på to minutter, men etterlater kanskje ingen skriftlig dokumentasjon.

Derfor handler god kommunikasjon ikke bare om hva vi sier.

Det handler også om hvor vi sier det.

En enkel regel kan være:

Hastig og enkelt? Bruk chat.

Informasjon som skal dokumenteres? Bruk e-post eller et annet avtalt system.

Komplisert eller følelsesladet? Snakk sammen.

Akutt? Ring.

Og kanskje viktigst: Avtal forventningene.

På en arbeidsplass kan man for eksempel bestemme at telefon brukes ved hastesaker, mens chat brukes til korte avklaringer. Familien kan gjøre det samme.

Da slipper man å gjette.

For kanskje er den unge ikke respektløs fordi han ikke tar telefonen.

Og kanskje er den eldre ikke masete fordi hun ringer.

De bruker bare forskjellige kommunikasjonsverktøy.

Det interessante er at teknologien har blitt smartere, mens vi fortsatt må lære oss hvordan vi skal bruke den sammen.

Så neste gang telefonen ringer uventet, kan du prøve å tenke:

«Kanskje dette faktisk går raskere enn en chat.»

Og neste gang noen sender deg en melding om noe viktig, kan du kanskje tenke:

«Kanskje vi burde snakke sammen.»

Den beste kommunikasjonskanalen er ikke nødvendigvis den du liker best. Det er den som fungerer best for begge.